Un tableur de garanties partagé finit toujours pareil : la personne qui le tenait part, et la mémoire part avec elle. Keept est conçu pour éviter ça. Tout vit dans une organisation partagée, à laquelle vous invitez vos collègues avec des rôles adaptés. Voici comment.
Inviter un membre
L’invitation suit un chemin simple : vous envoyez une invitation par e-mail, la personne crée un compte avec cette même adresse, et elle rejoint automatiquement votre organisation.
Le formulaire tient en deux champs : l’adresse e-mail et le rôle. Vous pouvez inviter un Membre ou un Administrateur (le rôle de propriétaire, lui, ne s’attribue pas par invitation).
Point important : l’adresse compte. La personne doit créer son compte avec exactement l’adresse invitée pour rejoindre l’organisation. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent inviter.
Les trois rôles
Keept distingue trois niveaux d’accès. À vous de donner à chacun juste ce qu’il lui faut.
| Rôle | Peut gérer les objets | Peut inviter & gérer l’équipe | Facturation & organisation |
|---|---|---|---|
| Propriétaire | Oui | Oui | Oui |
| Administrateur | Oui | Oui | Oui |
| Membre | Oui | Non | Non |
En pratique : les membres ajoutent et mettent à jour les objets au quotidien ; les administrateurs gèrent en plus l’équipe et l’abonnement ; le propriétaire est le compte à l’origine de l’organisation.
Suivre les invitations en attente
Tant qu’une personne n’a pas créé son compte, son invitation reste « en attente ». Un tableau dédié les liste, avec leur date d’expiration.
| Rôle | Expire le | ||
|---|---|---|---|
| [email protected] | Membre | 18 juil. 2026 | Révoquer |
| [email protected] | Admin | Expirée | Révoquer |
Deux choses à retenir : une invitation expire au bout de 14 jours (ré-invitez la même adresse pour la relancer), et une invitation en attente compte déjà dans votre quota d’utilisateurs. Vous pouvez révoquer une invitation à tout moment.
Organiser par site
Les objets peuvent être rattachés à un site (un entrepôt, une agence, un chantier). Chaque site a un nom et, si besoin, une adresse. Ensuite, le champ Emplacement apparaît sur la fiche objet, et un filtre site s’ajoute à la liste — parfait pour savoir ce qui est couvert, et où.
La gestion de plusieurs sites (le multisite) est réservée au plan Entreprise. Les autres plans gèrent un site unique, ce qui suffit à la plupart des usages.
Quel plan pour quelle équipe ?
Toutes les fonctionnalités sont incluses dans chaque formule — seuls les quotas changent. Voici les limites d’objets, d’utilisateurs et de sites :
| Plan | Objets | Utilisateurs | Sites |
|---|---|---|---|
| Free | 3 | 2 | 1 |
| Particulier | 40 | 2 | 1 |
| Pro | 150 | 6 | 1 |
| Entreprise | 1 000 | 20 | Illimités |
Le plan gratuit est permanent et sans carte bancaire. Vous montez ou descendez de plan quand vous voulez ; les détails et tarifs sont sur la page des tarifs.
En résumé
Invitez vos collègues, donnez à chacun le bon rôle, rattachez vos objets à leurs sites, et la mémoire des garanties cesse d’être fragile : elle devient un actif partagé, qui survit aux départs. Pas encore d’objets ? Commencez par créer votre première fiche.