Toute entreprise tient, par obligation, un registre de ses immobilisations : les biens durables qu’elle amortit dans le temps. Mais ce registre comptable vit souvent loin de la réalité du terrain. Il connaît une ligne et un montant ; il ignore où est le bien, dans quel état, et s’il est encore sous garantie. Pourtant, un bon inventaire des garanties est un inventaire des actifs — exploitable bien au-delà du SAV.
Deux inventaires qui ne se parlent pas
D’un côté, la compta : libellé, date d’acquisition, valeur, durée d’amortissement. De l’autre, le terrain : la machine est sur tel site, utilisée par untel, garantie jusqu’à telle date, avec sa facture quelque part. Les deux décrivent les mêmes biens, mais ne communiquent pas. Résultat : des biens fantômes (amortis mais disparus), des biens orphelins (présents mais non tracés), et des garanties ignorées.
Ce qu’un inventaire des garanties apporte en plus
- Localisation et affectation : qui détient quoi, où.
- Preuve d’achat rattachée : la facture suit le bien, utile pour la compta comme pour le SAV.
- État de couverture : ce qui est sous garantie, ce qui en sort bientôt.
- Aide à la décision : réparer, prolonger, renouveler — sur la base de faits.
Du registre figé au pilotage
Un inventaire vivant répond à des questions concrètes : quelle est la valeur du parc et son ancienneté ? Quels biens arrivent en fin de garantie ce trimestre ? Que faut-il renouveler l’an prochain et budgétiser dès maintenant ? Autant de réponses qu’un tableau d’amortissements seul ne donne pas.
Keept, l’inventaire qui sert à plusieurs
Avec Keept, chaque équipement est saisi une fois, avec sa date d’achat, sa facture, son emplacement et sa garantie. Vous obtenez à la fois un suivi des garanties (avec alertes avant échéance) et un inventaire physique fiable de vos actifs, preuves à l’appui. Un même référentiel qui sert le terrain, la direction — et facilite le travail de votre comptable.